今天收到了小蕊的投稿,主要是本次汽博会期间的工作日志!其中小蕊分享了她在整个活动筹划执行过程中出现的一些问题及事后总结,希望对新入职的小伙伴有所启示和帮助!
6月20日-活动场地
原计划要现场查看活动场地,但由于活动经费紧张,只能通过电话沟通,并以微信传送现场照片来判断场地条件。
6月21日-延展打样
幸亏做了打样!收到设计延展打样时才发现,不管从颜色、工艺、材料质感上都与我们的需求有很大差异。
当然,我们自己的设计也有些不足。
例如,制作出来的易拉宝的主题和logo显得很大很不协调,微调之后,重新打样,明天送来。
工服厂家送来T-shirt样品,收集每位员工的工服尺寸,并反馈给厂家,对方答应下周一把我们提供设计的带logo的工服印刷打样快递过来。这样我们下周应该能确定下单制作,感觉总要有件事要done了,想想还有点小激动呢!
下班前调整后的延展制作物打样送来了,这次的制作大家都很满意,下单制作成品喽~!
第一版工服logo打样出来后,出人意料的差:logo颜色不对、位置也歪七扭八!实在让人大失所望。
时间紧迫,为了降低沟通的时间成本,临时调整策略,工服供应商迅速将半成品工服快递到北京,就近选择供应商进行logo印刷。
7月10日-订酒店
由于汽博会的缘故,打遍活动场地附近酒店的所有电话,都被告知——没房,只能让同事们住在距离活动场地较远的酒店,很是惭愧!
下次我一定要提前book酒店,哪怕房间的数量最后才定下来也不至于没房可住。
7月19日-出差
出差前总觉得有很多事情没安排好,整个晚上翻来覆去睡不踏实。
终于到了这座城市。
大雨
来到场地。。。。场地很新,但刚装修好的味道还没散去,窗户又不能打开通风,这样的环境一定会让参会嘉宾产生不适,影响整个活动体验。
于是只能楼上楼下重新寻找合适的场地,沟通等待再沟通再等待……!终于手忙脚乱的布置好场地,已经比预计的时间晚了将近2个小时。
7月20日-开班仪式&订餐
大雨继续!我身体里大概住着个萧敬腾——水命!
今天是开班仪式,我负责嘉宾签到,由于关系到中午订餐的关系,我特意仔细认真的记录了每个人对于餐食的偏好,有没有宗教和素食。
午餐,雨实在太大,根本没人接单啊喂~,只能和小雅冒着大雨趟水出去买,真正体会了什么叫举步维艰!
终于,原本就水土不服的小雅,又淋了雨,倒下了!
小雅放心,你的事儿就是我的事,我的事……还是我的事儿!一定办的妥妥地!
哎呦~忘了,打印!打印!打印!重要的事情说三遍,明天千万不能再忘了!
7月21日-任务执行
虽然只是简单的打印,但由于不熟悉当地资源,原本几分钟能解决的事儿,弯弯绕绕兜兜转转一个多小时才完成,延误了培训行程。这么重大的失误已经成为我实习期的重大黑点。
大雨过后的骄阳似火,炙烤着每一个在户外行走的人,但是车展带给我的新鲜感以及视觉冲击力让我暂时忘记了阵阵来袭的热浪。
我、大爷以及身残志坚的小雅,在展馆外,展馆里、展台边、车模旁,在炫目的灯光下,在被音响震动到脚底发麻的地台上,工作、学习、记录、总结。
有了昨天的订餐经验,本以为自己想的足够周全,但还是疏忽了自己人里有位回民!
心疼兴爷只能眼看着我们大快朵颐,我对不起你!
7月22日-总结会&批斗会
总结会上,我做完签到,刚整理好资料,加上昨天一天的行程确实有点累,看着身旁病怏殃殃的小雅,困意上头,刚要趴桌子上睡会儿,就被大爷抓个现行!
于是,为我开了专场批斗会:
大爷:公司聘请你,是让你睡觉的吗?
我:……
大爷:安排给你的任务都完成了吗?
我:……
大爷:其他同事忙成一团,为啥不过去搭把手?
工作总结
1、场地情况:如果在费用不能支持场地勘察的情况下,一定要做到真实还原场地详情,包括场地尺寸,配套设施(空调,通风,照明,AV设备,地面条件,电源位置等,并提出合理需求);
2、活动物料:所有的制作物都必须打小样(样品)来核对材质、颜色。电脑上看到的效果图往往跟实际输出的制作物会有一些出入;
3、对接供应商资源:供应商资源的合理调配不仅仅是降低费用成本,也可以降低沟通成本和时间成本;
4、参会来宾的用餐管理:细致考虑每位来宾的个人禁忌以及特殊需求(如素食者、民族禁忌或外国友人),订餐时间方面要了解整个活动流程,才能保障准时用餐;
5、明确自己的工作职责(自己是来做什么的):作为一个职场新人,除了工作态度和积极性还要随时保持学习的心态;
6、身体是革命的本钱:外出活动记得随身自备医药急救包、平时多多锻炼增加体能,保证身体健康也是顺利按成任务的重要因素!
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