如何进行有效沟通
  • 来源:会E人微信公众号
  • 2017-05-25 13:41
  • 1450

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你迈出的每一步,务必做到脚踏实地。——老鸟

在积累工作经验这条路上,小蕊和胖雅依然在不断前行。

由于会议地点暂未确定,这次领导给她们的任务是场地推荐:

▶ 每个人各找5个可以满足100人开会的场地;

▶ 小蕊负责北京;

▶ 胖雅负责上海。

1个小时后在会议室以PPT形式汇报结果。

接到任务以后,小蕊开启打电话模式开始询问场地信息,结果被场地方问的一脸懵X:

“场地什么时候使用?”

“是什么类型的会议?”

“会场摆放用什么形式?”

“会议休息期间是否需要茶歇?”

“你的需求不明确,我没有办法给你报价!”

……

而胖雅却没有着急开始,带着自己的问题再次找到领导,汇总了一张场地推荐需求单,如下:

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区别在哪儿?


▶ 胖雅通过思考和询问,整理出了一份更具体的需求单,有了具体的信息再询问场地,高效又轻松。

▶ 小蕊因为没有明确需求被问得哑口无言,被迫重新去梳理需求,再重复打电话,费时费力。

没有明确需求的工作,就是无效的工作。



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就像你走进一间咖啡店,和服务员说我要一杯咖啡,服务员无法根据这个需求为你点单。他一定会继续追问你具体要拿铁还是卡布奇诺,冷还是热,中杯还是大杯,甚至加奶还是加糖……

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几轮电话以后,两个人分别带着5个场地资料汇总的PPT汇报工作:

小蕊第一个:20页的PPT。

10分钟以后,刚念完第3页PPT的内容,领导不耐烦的打断了她:

“直接说每个场地的报价和优劣势吧。”

“。。。。。。哦。”

查找报价的信息又耽误了3分钟左右。

“每个场地只有1张参考照片吗?”

“。。。。。。是的。”

胖雅用5页PPT,每个场地配图至少4张, 10分钟汇报完毕。

两个人的汇报,领导给出的反差很大,胖雅再次脱颖而出。

小蕊为什么又一次被KO?

因为她不知道如何汇报工作。

奉上“如何汇报工作”的干货,请笑纳:

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一.明确想要传递的信息是什么

无论你汇报了多少内容,都需要明确目的——让领导听完后记住核心内容。内容如果过广,领导根本不知道你要表达什么,更别提记住你说的内容。

 二.汇报内容,从结论开始

想让人在短时间内听清楚你想传递的信息,并且能继续听下去,需要注意你的沟通结构。先阐述结论,再通过其他分层去叙述。

三.PPT汇报工作的关键点

(1)   能用图片表达的内容,尽量不用文字去描述。

有一句老话说的好“文不如字,字不如图”,使用PPT汇报就是因为它可以展现更多的图片,如果基本是文字内容,使用Word就好了。

(2)   突出关键数字

数字是最直观,最能说明问题,且大多数时候是领导最关心的。突出关键内容才可能给别人留下深刻印象。

(3)   一张PPT只传递一个结论

PPT的内容一定要精简,每张只放一个结论。最好的办法就是将标题设为结论。这样既直观又避免歧义。

四.汇报前做好充分准备

汇报前,在检查(错别字、逻辑)的过程中,让自己更加熟悉汇报的内容,最好能做一到二次的rehearsal(不知道的自行百度)。

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小结:

▶  明确需求

▶  懂得倾听,更重要的是学会提问

▶  沟通的重要性

▶  学会如何汇报工作


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