大表哥和大表姐的故事
  • 来源:会E人
  • 2016-07-04 04:55
  • 785
  此文较长,写给有需要的人,
  欢迎大表哥大表姐们补(ma)充(jie)~
  大表哥和大表姐之间其实没什么,是一家人,关系很好!

  他们经常一起愉(ku)快(bi)地加班熬夜做表格,

  对,Excel表格!

  作为执行手册中不可或缺的工具,在整个筹备和执行过程中,举足轻重。

  关于如何做一个好表X,我们在这里抛一些板儿砖,用以相互学习和借鉴。

【原创声明:未经允许、禁止转载】 

  Begin~

一、表哥存在的必要性
  Excel是我们做执行的一个必备工具,
  为什么这么说?因为得到他有几个好处:
1.帅啊!【清晰的梳理与分工】
  执行统筹其实就是一种管理方法,依据不同人的个性,可能会有不同的风格,但是想要做出被客户、同行甚至ve nder认可的执行力,清晰的条理和明确的分工必不可少。
  同理,现场执行能达到人人有事做,事事有人管,是需要管理水平的。而表格可以帮助你梳理逻辑、明确分工。
  当然不光是执行过程啦,其他领域里面也有很多表哥表姐,比如大秘或HR等等,目的就一个:把事情用表格的形式描述清楚,让接到任务的人能看明白,说!人!话!
2.好使!【执行过程中的可替代性】
  说到可替代性,很好理解。你知道,谁都会有被感冒发烧流鼻涕困扰的时候,能抗,是一种被会E人膜拜的精神,但我们并不提倡。
  生活和工作都需要兼顾的时候,就可能导致你或你的伙伴在需要的时候,不会立即出现在岗位上。

  但是事情需要有人做,耽误不得!临时替代的人员想要快速上手,文字或表格比你叨逼叨更高效、更实在,   至少不会因为脑子抽筋儿搞的丢三落四,最后还得编瞎话玩儿!

3.能嘚瑟!【专业度的表现】
  成就感!成就感!成就感!会E人们为之奋发图强的源动力!~
  别以为能做表、会做表,就能被我们尊称为大表哥或大表姐。我曾经见过N多的大表哥、大表姐,他们自己的……那才是真的大!看的我五!肢!投!地!但这都不是天生的,是边练边熬出来的!
  想知道怎么让自己变大被人膜拜么?继续往下别嫌烦⬇️

二、如何做一个好表

1.明确目的 【想清楚再动手!】
  拿Contact list打个比方:作为执行手册的第一P,你需要收录所有重要执行参与者信息,包括:姓名、岗位、电话、邮箱……
  如果你愿意加上性别、照片、家庭住址的话,没准你还能当个好的媒婆,被万千膜拜~(会E人的群体量产美女和帅哥)
  举一些Event和Exhibition执行上常用栗子吧!
  Contact list为所有项目者准备
  需要的时候区分一下哪些是给客户方便找到的,哪些是给自己方便找到的,必要的时候精简记录在胸卡后面,以备不时之需。
  Time line是宏观控制项目进程的表格

  根据最后的时间节点,倒推出每一件要做的事情,标记开始时间和结束时间,项目管理者和参与者按照进程完成各自的工作。我的个人习惯是对于短期项目用日历+横道的形式。

  Agenda展览、会议或者活动当天的日程安排。
  也可以称之为客户当日的详细需求。按照时间、区域、内容等进行划分。
  Action plan筹备期的明确分工表格
  交叉协作必备,列出所有待办事项,明确责任人或单位,沟通后的截止日期,备注完成状态等
  Cue sheet记事一览
  就是提前计划出来,你上午干啥下午干啥,大家一起分别干什么的万能表
  Rundown流程文件
  常用于现场沟通使用,不论主持人还是AV操作老师,或其他流程相关人员的必备表,使用时可以分类细化成不同表格。
  如AV的rundown,包含技术合成、屏幕放什么、音乐放什么,灯光怎么配等;

  再比如MC串词:配着流程把话术标记上。有时候AV老师也需要记录一些串词,方便知道什么时候切换。

  Check list物料清单。
  大到舞台背板,小到铅笔橡皮裁纸刀,反正现场能用上的都要写上,不然现场少一样你都着急!别把希望寄托在酒店上,贵不说,没准还不一定有!这个根据不同的工种,可以分出好多好多list,看你需要,必要时贴上照片
2.注意细节 【让你的表格更专业】
  说句不好听的,不注意细节的表,会被会E人看做一坨shi~

明确了给谁用之后,不是简单的堆积就好了,你还需要做以下事情,也可以当做强迫症的养成计划:

  •  先列大项,然后再细化,没有逻辑乱七八糟是会被鄙视死的;

  • 表格标题要醒目,必要时加上名称以及版本号,企业对字体有要求时,更要tei别注意;

  • 表头分类以及颜色填充,与内容的区分,必要的时候进行颜色变化而达到分类的目的

  • 表格边框线用好加粗、虚线等,Highlight重点;

  • 反复检查错别字,表哥和表格的意思还是出入蛮大的;

  • 必要的时候打印设定考虑A3,根据打印纸张进行分页预览并排版,考虑装订位置;

  • 留出手写的位置,有一些现场修改,没必要非得重新打印;

  • 文件起名要完整,种类-名称-时间-版本号。

    会E人可能经常要面临好多好多的修改,千万别偷懒,不要心存侥幸,血淋淋的教训啊啊啊~~

3.其他建议  

  • 熟练掌握快捷键,提高效率:Control C还是Control V……自己上网查一下多练练,别搜XXX,那个违法!

  • 善用公式。表格功能很强大,不要直接写一个结果,下次你看的时候一定会忘记你当初是怎么算的了。

  • 表格提前做,根据进展不断更新,千万别临阵磨枪,没有人能一次性把表做完整。

  • 表格是工具,根据需要使用,而不是生硬的做大做全,劳民伤财的事情不要干。

  • 千万记得随时保存备份,新买电脑也会死机或淋咖啡浴哒~

  • 各司其职,各自制作完善自己的表,最后汇总在一起,事半功倍!

  • 即便一个Team也千万别指望着都让一个人做,那是在耍!流!氓!~

  • 不必追求完美,无伤大雅的小错误没有关系,权当彩蛋乐一乐!

  最最最...重要的事情最后说

  找个脾气暴躁、眼睛毒辣、面目狰狞、并且有强迫症的好领导!

  因为他会经常啐你,啐啊啐啊的你自然就学得快了!学不快的可以去shi了!

  这篇文章可能教不会你们做Excel,因为我是用Word写的,但是可以给一些思路。
  换句话说,要做好执行,表格不是唯一和万能的,但是没表格是万万不能的!
  最后,因为男女搭配干活不累的原因,大表哥和大表姐终于愉快的在一起干!项!目!啦!~
  能坚持看到最后的,你们绝对是真爱!
  为了能够感(bang)谢(zhu)你,点击“阅读原文”,

  里面放了一些会E人之前做过的表,给你借鉴,

  记住,并不是给你挑!毛!病!的!哼哼~ 

【做一个会Excel的NB人】
【会E人】传递经验 聚力改变
 


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